El consorcio puede establecer en acta una serie de procedimientos. Los mismos se detallen a continuación.
1. El administrador sin excepción debe ser designado durante un año. Al término del mismo cesará indefectiblemente en su cargo; podrá ser reelecto cuantas veces así lo desee la asamblea. NO acepte bajo ningún punto de vista la excusa que para no gastar en la protocolización del acta ($150) cada año el administrador proponga poner a consideración su renuncia. Usted estará legalmente cayendo bajo un sistema nefasto del 66% para remover al administrador. Una vez que la acepte esa propuesta al administrador usted estará en total dependencia de que el ofrezca su renuncia lo que legalmente no tiene por qué hacerlo.
2. El acta siempre debe ser redactada por algún copropietario. Nunca el administrador debe ser quien lo haga, inclusive en el caso de que también sea propietario en el edificio. La persona elegida para tal fin debe ser la de mejor posición en cuanto a conocimiento de administración y asuntos legales.
3. El administrador deberá remitir copia del acta a cada unidad dentro de las próximas 72 horas de ocurrida la asamblea.
4. Manejo de fondos. Excepto la caja chica para gastos menores o imprevistos, el resto es conveniente que el dinero en su totalidad esté en una cuenta bancaria. El administrador debe ser el único que pueda realizar los movimientos pero siempre con la firma conjunta de algún copropietario designado para tal fin en asamblea.
5. Todo gasto debería ser autorizado por el Consejo (en caso de urgencia o de riesgo de vida exclusivamente el administrador podrá dar la orden de efectuar o comprar lo que se necesitase). Si la suma a gastar superase una X cantidad determinada previamente por los copropietarios, será la asamblea quien decida por mayoría de votos.
6. En cuanto a los gastos de importancia es necesario que tanto el administrador como algún / os propietarios pidan más de un presupuesto. Lo ideal serían tres. Debe ser verificado al principio que cada contratista llamado para presupuestar reúna las condiciones legales vigentes. Luego en sobre cerrado pasará el presupuesto. Los sobres deben abrirse exclusivamente en la reunión y ante la atención de quienes decidan. Esto evita comisiones de parte de cualquier participante en la toma de decisiones y regula automáticamente el precio.
7. Quienes pagan cada gasto son los copropietarios e inquilinos. Entonces es de ellos un derecho inexcusable el que el administrador envié un juego de FOTOCOPIAS de cada presupuesto y gasto liquidado en las expensas del mes en curso. La entrega debe hacerse al consejo el mismo día en que se entregan las liquidaciones de expensas a repartir. Los ORIGINALES SI deben quedar bajo la custodia del administrador. Si el administrador obviara este derecho suyo con la excusa de que puede pasar a verlos por la administración, le aconsejo ir buscando otro administrador. Sin la fotocopia en poder de los copropietarios no se podrá reclamar nada porque no se tiene pruebas en mano. Con las fotocopias de los presupuestos pedidos (cuit, cargas sociales, etc) se podrán evitar contrataciones ilegales, y con las fotocopias de los gastos se podrán detectar honorarios encubiertos como gastos (el membrete del gasto nunca debe ser de la administración).
8. El administrador debe recibir firmando copia sin excepción cualquier pedido por escrito que le presentase cualquier copropietario o inquilino del edificio. NUEVO CONCEPTO en adm de consorcios